Mida tippjuhid päev otsa teevad?

Shutterstock

Tippjuhtidesse suhtutakse sageli suure imetluse ja aukartusega. Kümnetesse miljonitesse ulatuv teenistus, sagedased reisid eralennukiga, mõjuvõim poliitikas – see ja palju muud tuleb pähe, kui mõelda näiteks Tim Cook’i või Jeff Bezos’i mõõtu juhtidele. Samas ununeb sageli, et globaalse haardega suurfirma igapäevane juhtimine on tegelikult vastutusrikas töö, sest tulemusi ootavad kliendid, investorid ja töötajad ning huvi tunneb ka meedia. Kui palju me aga tegelikult teame sellest, kuidas tippjuhid oma päevi sisustavad?

Tuleb välja, et üsna vähe. Uuringuid pole sel teemal kuigipalju tehtud. Asja väljaselgitamiseks asusid Harvard Business School’i majandusteadlased Michael E. Porter ja Nitin Nohria 2006. aastal uurima, kuidas kasutavad suurte ettevõtete tippjuhid oma aega ühes kvartalis. Uurimuse näol on tegemist esimese omalaadsega, kus on vaadeldud suurfirmade juhtide ajakasutust pikema aja vältel. Ettevõtted, mida uuritavad juhtisid, olid valdavalt börsil kaubeldavad ning nende keskmine aastakäive oli uuringuperioodi jooksul 13,1 miljardit dollarit. Kuna Porter ja Nohria koolitavad igal aastal kümneid äsja uues firmas alustanud juhte, jagasid nad tulemusi ka juhtide endaga ning andsid neile soovitusi aja paremaks planeerimiseks.

Tippjuhtide päevade jälgimisel olid teadlastele abiks juhtide assistendid, kes hoidsid oma ülemuste ajal silma peal 24 tundi päevas ja seitse päeva nädalas. 27 tippjuhi, nende seas kahe naise ja 25 mehe ajakasutuse põhjal tehtud tulemusi ja järeldusi esitati ajakirja Harvard Business Review hiljutises numbris. Muuhulgas tuli uuringust välja ka see, kuidas veedavad juhid oma vaba aega ning kuidas õnnestub neil leida ihaldatud töö- ja eraelu tasakaal – midagi, mille poole püüdlevad ilmselt kõik tööinimesed.

Järgnevalt toome välja uuringu põhilised järeldused ning vaatame, kas tippjuhtide ajakasutusest on meil kõigil midagi õppida – või hoopis millestki hoiduda.

Tööd tehakse palju

Esiteks tuleb tõdeda, et suurte firmade juhid töötavad tõesti palju. Nende keskmine tööpäev vältab 9 tundi ja 42 minutit, mis on aga ära jaotatud kõigi nädalapäevade, mitte vaid argipäevade peale. Äriasjad olid tippjuhtidel käsil ka nädalavahetustel ning puhkuste ajal: keskmiselt 3 tundi 54 minutit ja 2 tundi 24 minutit päevas. Juhtide keskmise töönädala pikkus oli uuringu andmeil 62 ja pool tundi. Töö ja sellega seotud sõidud ning reisimine neelab suurima tüki juhtide ajast: 41%.

Ehkki tippjuhtidele alluvad otseselt sajad teised alam- ja keskastme juhid, näitavad uuringutulemused nende ränka töörabamist. Porteri ja Nohria arvates on selle põhjuseks tegevjuhi roll: firma töötajad, juhatus ja nõukogu, aga ka investorid, kliendid, meedia jne soovivad kõik juhiga kontakti saada. Juhtidel pole ka võimalik kõiki ülesandeid delegeerida, sest alluvad vajavad siiski suuniseid, toetust ning otsuseid – sageli saavad need tulla vaid kõige kõrgemalt tasemelt.

Teiseks tuli uuringust välja, et kuigi juhtide töögraafik on pingeline, teadvustab neist enamik piiride seadmist ning vajadust leida aega nii pere ja sõpradega suhtlemiseks kui ka tervise eest hoolitsemiseks. Paraku magab keskmine tippjuht vähem kui keskmine eestlane: juhid saavad und nautida keskmiselt 6 tundi ja 54 minutit ööpäevas, samas kui mõne aja eest ilmunud uurimuse põhjal magas eestlane 7 tundi ja 40 minutit. Kiirete päevade ja reiside ajal tuleb aga ette ka täistööpäeva alustamist vaid kolmetunnise une pealt, nagu näitab ühe uuringus osaleja, 7 miljardi dollari väärtusega lennundusfirma Spirit AeroSystems’i tegevjuhi Tom Gentile’i töönädal.

Keskmiselt kuus tundi päevas on aga juhtidel sellist aega, kus nad on küll ärkvel, aga ei tööta. Osa sellest ajast, umbes kolmveerand tundi päevas kulub trennitegemisele. Enamikul uuritavaist on ka regulaarsed treeningurežiimid. Ülejäänud vaba aja veedavad juhid perega (keskmiselt kolm tundi) või tegelevad mõne hobiga (2 tundi ja 6 minutit), leides vahel aega ka lihtsalt telerivaatamiseks. Samas selgus, et tiheda graafiku üks suur miinus on ebapiisav aeg enese arendamiseks. Tippjuhtidelt oodatakse tavaliselt tulemusi ja seda kiiresti, mis tähendab, et nad peavad end pidevalt vormis hoidma ja olema kursis oma valdkonna uuendustega. Kui aga seljataga on kohtumisi täis päev ning homne tuleb täpselt samasugune, on lihtne mõista, kuidas enesearendus võib tagaplaanile jääda.

 

Meilidest on raske hoiduda – aga püüdma peaks

Kolmandaks tasub välja tuua, et lõviosa juhtide tööst käib näost näkku. Inimestega kohtumine ja otse suhtlemine võtab nende tööajast 61%, samas kui telefonikõned ja kirjalik suhtlus kulutavad 15% ajast. 24% ajast töötavad juhid elektrooniliste kanalitega, nagu näiteks meilid ja kiirsuhtlus. Uuringu autorite meelest on selline ajajaotus mõistlik, sest näost näkku suheldes saab juht kõige tõhusamalt protsesse mõjutada ning teada, kuidas asjad ettevõttes tegelikult kulgevad. Samuti on see hea võimalus kolleegide ja alluvate toetamiseks ning juhendamiseks.

Üks asi, mida tasub kõrva taha panna ilmselt kõigil, on Porteri ja Nohria skeptilisus meilide suhtes. Kuigi teoorias peaksid meilid aitama tõsta produktiivsust, võib neil sageli olla hoopis vastupidine mõju. Uuringust selgub, et juhte pannakse sageli meilide koopiareale, kus neil poleks tihti üldse tarvis olla. Meilid segavad töötegemist, pikendavad tööpäevi ning pärsivad mõttelendu vajavaid arutelusid. Samas on neid keeruline vältida, sest meilidele mittevastamist võetakse teinekord ebaviisakusena. Tuleb aga välja, et ka tippjuhtidel ja nende assistentidel on keeruline meililiiklust hallata ning head tavad on siin alles kujunemas. Juhtidel tasub aga mõelda, et nende meilikäitumine mõjutab tervet organisatsiooni: kui juht kirjutab meile hilisõhtul, nädalavahetustel või koguni puhkuse ajal, võivad alluvadki tunda survet sama teha.

 

Neljandaks torkab silma, et suurema osa tööajast veedavad juhid koosolekutel. 72% tööl oldud ajast on juhid mõnel koosolekul ning keskmiselt tähendab see nädalas 37 erineva pikkusega kohtumist. Enamik neist koosolekuist (32%) on tunniajased ning suur osa (23%) veelgi lühemad ehk pooletunnised. Samas on küllaltki sageli (21%) ka 1-2-tunniseid ning isegi kuni 5-tunniseid koosolekuid (13%).

Koosolekute kohta oli uuringu autorite soovitus ühene: n-ö standardpikkused tasub üle vaadata ning kindel päevakord paika panna. Koosolek ei pea kestma tervet tundi, sest nii ollakse harjutud. Ühe juhi seisukoht oli aga veelgi resoluutsem: mida tahes alluvad küsivad, tuleb anda neile poole vähem aega. Kindlasti peaksid kõik tulema koosolekutele ettevalmistatuna. Stanfordi ülikooli professori Robert Suttoni sõnul on aga kõige produktiivsematel koosolekutel mitte rohkem kui viis kuni kaheksa inimest.

Õppida on kõigil

Juuresolevatelt graafikutelt saab igaüks ise juurde uurida, kellega juhid tavaliselt aega veedavad ning kui palju aega kulub strateegia peale mõtlemisele. Lõpetuseks tasub aga üle korrata põhilised soovitused, mille tippjuhtide ajakasutuse uuring välja tõi ning millest võib kasu olla meie kõigi igapäevatöös.

Esiteks tuleb seada piire ning võtta regulaarselt aega perele ja sõpradele – kui seda suudavad miljardeid dollareid väärt suurfirmade juhid, suudavad seda ka teised. Teiseks on mõistlik võtta aega sportimiseks, aga püüda leida aega ka enese arendamiseks. Kolmandaks tasub üle vaadata oma põhiline suhtlusviis kolleegidega ning vältida üleliigseid meile. Neljandaks võib kaaluda koosolekute pikkuse lühendamist ning koosolekute pidamist väheste inimestega. Tippjuhtide ajakasutusest on meil kõigil midagi õppida, sealhulgas seda, kuidas mõnda asja mitte teha.

Tweet